GED
La GED ou Gestion Électronique des Documents est un système informatique de gestion des documents numériques
Il débute avec la numérisation ou l’acquisition des documents. Il se poursuit avec l’indexation de ces documents, leur classement puis leur stockage.
Ensuite, elle intègre tout le cycle de vie du document numérique : son accès à distance et sa diffusion éventuelle. Bien sûr, la garantie de la sécurité des données du document électronique pendant tout son délai de conservation est essentielle.
Ce système est intégré à un logiciel GED d’entreprise, souvent disponible sous forme d’application pour smartphones et tablettes
Des étapes à respecter
En tant que prestataire informatique, nous vous accompagnons à toutes les étapes de la gestion de vos documents :
La numérisation des documents qui ne sont pas numériques au départ. Il s’agit de scanner le document et de lui appliquer – le plus souvent – un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
La diffusion.
Il est nécessaire de définir en amont comment sera consulté le document et comment il pourra être partagé. L’utilisation de l’outil doit être simple.
L’indexation et le classement – Le mieux est que cette étape soit automatisée pour faciliter l’exploitation du document par la suite : la reconnaissance du type de fichier, de sa date de création, de son auteur, la recherche par terme dans le corps du texte…
L’archivage. Certaines données sont non actives. Elles n’ont pas besoin d’être à disposition tout le temps, en revanche, elles méritent d’être conservées.
Le stockage des données. Il doit être adapté au nombre de documents à stocker et doit permettre un accès rapide à chacun, y compris de sites distants, en toute sécurité.
Optimisation des flux
Notre rôle est de faciliter la dématérialisation et la gestion de ces documents numériques. Le processus doit intégrer les solutions (matériels et logiciels) déjà en place.
Le logiciel GED simplifie l’accès aux documents d’entreprise par ses collaborateurs grâce à une interface ludique et à des applications sur smartphone. Il permet également d’analyser les flux de documents et d’automatiser certaines tâches répétitives, comme la validation des factures fournisseurs.
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